Melhores Práticas para Monitorar o Progresso da Obra no Microsoft Project

O sucesso de qualquer obra está diretamente relacionado à capacidade de monitorar o progresso e identificar desvios rapidamente. O Microsoft Project é uma excelente alternativa que, quando utilizada corretamente, permite um acompanhamento eficiente e ajuda a manter a obra no caminho certo.

O problema, é que tenho visto muitos profissionais (gerentes de obra, planejadores, etc) usarem de forma inadequada, e o pior, tenho visto fiscais, profissionais de gerenciadoras e da engenharia do proprietário exigir metodologias desnecessárias ou equivocadas de controle (medição de avanço e elaboração de Curva S) que trazem confusão (em alguns casos o caos), e não atendem o propósito maior: medir o desempenho da obra e auxiliar a tomada de decisão!

A seguir, apresento as melhores práticas para monitorar o progresso da sua obra usando o MS Project:

1 - Atualize Regularmente o Cronograma

A base de um bom monitoramento é a atualização constante e regular do cronograma:

• Insira as datas reais de início e término dos serviços concluídos.

• Registre o avanço dos serviços em andamento para identificar atrasos ou adiantamentos.

💡 Dica: Defina um intervalo regular (semanal, por exemplo) para atualizar o cronograma, mantendo-o alinhado à realidade do canteiro de obras.

🚧 CUIDADO: Tem gente que acha que se você optar por uma programação em Gantt não pode usar a Linha de Balanço, e vice-versa. Isso está errado! É possível ter as duas técnicas convivendo harmoniosamente e você usar os benefícios de ambas em seu planejamento e controle. O Ms Project essa grande vantagem para o seu gerenciamento.

2 - Utilize o Campo Percentagem Concluída (% Concluída)

O campo de percentagem concluída fornece uma visão clara do progresso de cada serviço:

• Insira o progresso em termos de percentual (ex.: 25%, 50%, 100%).

  
  

• Use o gráfico de Gantt para visualizar o impacto no cronograma geral.

💡 Dica: Combine o uso do campo % concluída com observações para garantir a precisão das informações.

🚧 CUIDADO: Tenha certeza que entendeu como o Ms Project calcula o avanço em etapas (Serviços Preliminares, Infraestrutura, Terraplenagem, Estrutura, etc) e da obra. A base de cálculo dele é a duração, por isso você precisa ter (1) o procedimento adequado para atualizar a duração restante (previsto – real), ou (2) usar um critério de pesos para calcular a evolução das etapas e da obra como um todo!!!

3 - Compare o Planejado (Linha de Base) com o Real

A linha de base é essencial para medir o desempenho do cronograma:

• Salve a linha de base antes de iniciar a obra.

  
  

• Compare o progresso real com o planejamento (linha de base) para identificar atrasos ou antecipações.

  
  

💡 Dica: Use relatórios visuais combinando o MS Project, Excel e Power BI para destacar as variações entre o planejado e o realizado.

🚧 CUIDADO: Em uma análise gráfica sempre use como referência a Data de Status, e de preferência a inclua visualmente no gráfico de Gantt ou da Linha de Balanço.

4 - Monitore Marcos (Milestones)

Marcos são pontos críticos no cronograma que indicam entregas importantes:

• Configure marcos no cronograma para monitorar seus atendimentos na obra (exigências do cliente, condições de fornecimento, prazos intermediários contratuais ou importantes, etc.).

  
  

• Use esses pontos como referência para avaliar o progresso geral da obra.

  
  

💡 Dica: Vincule os marcos a relatórios de status para manter a equipe e os stakeholders informados.

🚧 CUIDADO: Sempre tenha certeza de que os marcos estão vinculados às tarefas de legalização, autorização, logística, etc, que o definem em contrato ou outros acordos com clientes e fornecedores. Se a vinculação estiver errada você poderá ter grande problemas supondo que um marco será atendido, e se surpreender com o contrário durante a obra.

5 - Analise o Caminho Crítico

O Caminho Crítico ajuda a identificar serviços que afetam diretamente a data final da obra:

• Revise regularmente o Caminho Crítico para verificar se está sendo seguido.

  
  

• Ajuste os serviços e, se necessário, adeque recursos para mitigar atrasos identificados.

💡 Dica: Use filtros no Microsoft Project para destacar o Caminho Crítico no Gráfico de Gantt.

🚧 CUIDADO: O Caminho Crítico pode sofrer alterações ao longo da obra por vários motivos. Esteja consciente (você, seu gestor e seu cliente) que a cada período de controle é necessário avaliar também eventuais mudanças no Caminho Crítico

6 - Geração de Relatórios Personalizados

Relatórios bem estruturados são essenciais para comunicação eficiente:

• Crie relatórios de progresso usando os templates do MS Project.

  
  

• Inclua gráficos e tabelas para facilitar a compreensão dos dados.

  
  

• Defina modelos de relatórios em Excel

  
  

• Utilize aplicativos integrados com o Ms Project para o monitoramento e relatórios de desempenho

  
  

💡 Dica: Exporte os relatórios para o Power BI ou Excel para análises mais detalhadas e apresentações visuais impactantes. Ou melhor, utilize aplicativos integrados para o controle e análise de desempenho da obra.

🚧 CUIDADO: As informações do avanço dos serviços da obra em relatórios precisam deixar claro sua base de referência. Por exemplo, um relatório de custos usará os valores monetários como base, um relatório de avanço físico poderá usar horas de trabalho, ou mesmo a duração dos serviços como base, e um relatório de um serviço específico (escavação mecânica, estrutura de concreto armado,etc) poderá usar sua unidade de medida (m3, etc) como base de cálculos. Cuidado para não criar confusão entre as partes interessadas a partir das comunicações em relatórios.

Benefícios de Monitorar o Progresso no Microsoft Project

• Identificação rápida de desvios: Permite ações corretivas imediatas.

  
  

• Comunicação clara: Relatórios visuais melhoram o alinhamento das equipes.

  
  

• Controle financeiro: Ajuda a prever impactos no orçamento causados por atrasos.

  
  

• Decisões baseadas em dados: Garante mais segurança nas decisões de gerenciamento.

  
  

Conclusão

O monitoramento eficiente do progresso da obra é uma prática indispensável para o sucesso. Usar o Microsoft Project de forma prática garante que o planejamento não apenas seja seguido, mas ajustado de forma dinâmica às condições reais do canteiro.

No entanto, muitos profissionais, construtoras, gerenciadoras, fiscais, etc, cometem enganos que podem prejudicar seriamente a finalidade do monitoramento e análise de desempenho da obra!

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